Allereerst een definitie van proces:
Een proces is een opeenvolgende reeks van activiteiten die door één of meerdere medewerkers binnen een organisatie(onderdeel) worden uitgevoerd.
Opeenvolgend wordt ook wel ‘volgtijdelijk’ genoemd, omdat activiteiten in de tijd plaatsvinden.
Een activiteit, bijv. het invullen van een formulier, wordt meestal door één medewerker uitgevoerd. Echter omdat een proces vaak uit veel meer activiteiten bestaat is het natuurlijk mogelijk dat er meerdere medewerkers bij zijn betrokken.
Een voorbeeld:
Een medewerker vult een formulier in om een bestelling te plaatsen.
Dit formulier dient vervolgens ondertekend en verzonden te worden naar de leverancier.
Hier hebben we al te maken met drie activiteiten nl. het invullen, het ondertekenen en het verzenden.
Dit deelproces kan door één en dezelfde medewerker worden uitgevoerd, maar dat hoeft niet. In dit voorbeeld zijn er voor de organisatie nagenoeg geen risico’s.
De belangrijkste reden dat meerdere medewerkers wel betrokken zijn bij de uitvoering van een proces is, wanneer er sprake is van financiële risico’s.
Bijv. een medewerker bestelt materialen bij een leverancier, de leverancier stuurt een factuur en deze factuur moet gecontroleerd en betaald worden.
In dat geval mogen de activiteiten in dat proces nooit door dezelfde medewerker worden uitgevoerd. We spreken hier ook wel over functiescheiding tussen medewerkers.
In het slechtste geval zou een medewerker de factuur kunnen betalen, maar het geld boeken naar de eigen bankrekening.
De organisatie spreekt dan van een afbreukrisico.
Dat de organisatie dit wil voorkomen heeft ook te maken met het feit dat de jaarrekening kan worden afgekeurd door de externe accountant die jaarlijks de boeken controleert.
Een proces dat wordt uitgevoerd door de medewerkers van een afdeling kan verstoringen geven.
Bijv. er wordt een investering gedaan maar er is geen onderhoudscontract afgesloten. In dat geval zullen er controles moeten worden uitgevoerd om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Deze controles kunnen handmatig (bijv. de medewerker controleert a.d.h.v. een beschikbaar budget) of geautomatiseerd worden uitgevoerd. De computer controleert dan a.d.h.v. de ingevoerde gegevens. Controles zijn een belangrijk onderdeel binnen een proces.
Deze opeenvolgende activiteiten binnen een proces, de functiescheiding tussen medewerkers, de controles die moeten worden uitgevoerd en het zoveel mogelijk voorkómen van risico’s wordt ‘procesmatig werken’ genoemd.
Het ‘procesmatig werken’ is alleen goed mogelijk wanneer de activiteiten binnen de processen duidelijk vastliggen (lees: geborgd zijn) en wanneer de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van iedere medewerker duidelijk zijn vastgelegd.
Voordelen procesmatig werken:
Wanneer een proces op bovengenoemde wijze wordt beschreven geeft het veel inzicht. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers worden zichtbaar gemaakt en bij elke activiteit kun je zien waar deze start en waar het eindigt.
Activiteiten binnen het proces kunnen snel en efficiënt worden uitgevoerd zonder al te veel verstoringen en te hoge risico’s voor de organisatie. Immers, bij het optreden van een verstoring kan de medewerker zien waar dit in het proces gebeurt en kan hij/zij vervolgens actie nemen.
Processen kunnen statisch of dynamisch worden vastgelegd.
Bij een statische vastlegging kan een medewerker bijv. op een intranet zien welke activiteit hij/zij wil uitvoeren teneinde een proces in gang te zetten of af te ronden.
In een dynamische omgeving kan de medewerker niet zelf bepalen welke activiteit(en) hij/zij wil uitvoeren. De medewerker krijgt de uit te voeren activiteit automatisch op het goede moment op zijn scherm.
Cor Lubach
23 juni 2016
